Komponen Knowledge Management dalam Organisasi

Untuk merancang sistem knowledge management yang  dapat membantu lembaga untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu:

 1. Aspek Manusia, disarankan pada organisasi untuk menunjuk/mempekerjakan seorang document control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola sistem knowledge management dengan cara mendorong para karyawan untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment.

2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI dalam pelaksanaannya.

3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang berjalannya sistem knowledge management yang efektif.

4. Content (isi), telah dirancang content dari sistem knowledge management yaitu berupa database knowledge dan dokumen yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya.

Jadi Model Organizational Knowledge Management System (OKMS) apabila mau diterapkan sebaiknya melalui pendekatan stok dan alur knowledge yang merupakan karakteristik dari OKMS. Stok dan alur knowledge tersebut adalah sebagai berikut :  

• Stok knowledge adalah sesuatu yang telah diketahui yang dapat berupa database atau perpustakaan, organisasi/institusi, tersebar di seluruh organisasi/institusi dalam berbagai kantor, filling cabinets, rak buku (bookshelves), dsb atau ada di kepala karyawan.

• Alur knowledge Î agar knowledge dapat bermanfaat (yaitu: agar dapat menjamin bahwa knowledge yang ada di manapun dalam organisasi/institusi dapat tersedia di manapun apabila diperlukan, sangat penting untuk menjamin apakah knowledge yang ada dalam organisasi/institusi mampu untuk menyebar ke manapun dalam organisasi.

Pendekatan tersebut perlu untuk membangun knowledge sharing dan learning organization dalam organisasi/institusi tersebut. Istilah learning organization (organisasi yang selalu belajar) di maksudkan sebagai kemampuan organisasi/institusi untuk belajar dari pengalaman masa lalu (Dibell,1995).

Organisasi/institusi baru disebut learning organization , apabila organisasi/institusi tersebut melakukan lima kegiatan utama yaitu : 1). penyelesaian masalah yang sistematis, 2). bereksperimentasi kreatif, 3). belajar dari pengalaman masa lalu, 4). belajar dari praktek organisasi/institusi lain yang sukses, dan 5). mentransfer knowledge secara cepat dan efisien ke seluruh organisasi.

Referensi : http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2007/04/bse-ksni.pdf

Klasifikasi Knowledge Management

Menurut Purnama, 2011, proses knowledge management dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1.    Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi/ perusahaan, seperti desain suatu produk (atau dalam kasus MTI adalah program kerja), proposal dan laporan proyek, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.
2.    Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari pengalaman yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam kontek yang baru. Proyek ini biasanya melibatkan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui database.
Di MTI sendiri sebenernya sedang dibiasakan budaya sharing antar angkatan agar pengetahuan dapat dibagikan. Sharing ini dapat dilakukan secara formal dalam maupun tidak formal. Namun, tidak adanya pendokumentasian sharing atau publikasi dari hasil sharing seringkali membuat pengetahuan hanya berputar di suatu perkumpulan tertentu saja.
3.    Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Proyek ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap anggota organisasi. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
4.    Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Proyek ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau desain ulang proses dengan menjadikan lebih eksplisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
5.    Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber eksternal. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam proyek ini perusahaan/organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam proyek ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.